Foire aux questions – Programme d’inspection professionnelle

L’Institut des CBV a publié le présent document pour aider les membres et les étudiants inscrits à se conformer à la politique sur les inspections professionnelles obligatoires et aux divers aspects du programme d’inspection professionnelle.

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Qu’est-ce que le programme d’inspection professionnelle?

Le programme d’inspection professionnelle (le « programme ») est un programme obligatoire de l’Institut des CBV qui vise tous les membres et les étudiants inscrits. Il a pour objectif de veiller à ce que le travail des membres et des étudiants inscrits (les « praticiens ») soit conforme aux normes d’exercice et au code de déontologie de l’Institut des CBV. Son but général consiste à améliorer la confiance du public et des organismes de réglementation envers la profession de l’évaluation d’entreprises et à contribuer au maintien ou à l’amélioration de la qualité des services offerts.

Le programme comprend l’inspection par l’Institut des CBV de travaux finis des praticiens (y compris les produits de travail finaux et les dossiers de travail liés aux missions) afin de déterminer si les normes d’exercice applicables et le code de déontologie ont été respectés, et si les aspects techniques de l’analyse visant à appuyer une conclusion concordent avec la nature de la mission et la pratique attendue de la part d’un praticien compétent.

Le programme a pour principal objet de mettre en évidence les domaines dans lesquels les pratiques du praticien sont inférieures aux normes attendues, de sorte à pouvoir offrir des commentaires constructifs ou éducatifs au praticien. L’inspection est axée sur la mise en évidence des domaines à améliorer, afin que le praticien puisse prendre des mesures correctrices.

Y suis-je assujetti?

Cela dépend si votre travail ou votre pratique comprend la prestation de services visés par les normes d’exercice (« produit de travail ») et si vous signez ledit produit de travail ou en assumez par ailleurs la responsabilité. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la question « Qui est jugé responsable du produit de travail? » ci-dessous.

Si vous êtes un membre ou un étudiant inscrit qui ne publie pas de produits de travail, vous avez la possibilité de le déclarer vous-même au moyen de la déclaration annuelle relative aux inspections professionnelles de l’Institut des CBV, et vous n’êtes pas assujetti aux inspections professionnelles. Tous les membres et les étudiants inscrits doivent remplir cette déclaration chaque année pour la période d’inspection précédente.

Si vous êtes un membre ou un étudiant inscrit ayant participé à l’élaboration d’un produit de travail à titre de membre de l’équipe chargée de la mission (responsable de l’analyse, de la rédaction du rapport ou des communications, etc.), mais vous n’êtes pas le praticien qui a signé ledit produit de travail ou en a par ailleurs assumé la responsabilité, vous n’êtes pas assujetti à une inspection professionnelle à l’égard de ce produit. Seuls les praticiens qui signent ou approuvent un produit de travail, en autorisant ainsi la remise au client, sont assujettis à une inspection dans le cadre du programme.

Lorsque plus d’un praticien a signé un produit de travail (que l’on appelle également un « rapport conjoint »), tous les praticiens qui ont signé un produit de travail sont considérés comme des auteurs de rapport et chacun d’entre eux peut être assujetti à une inspection professionnelle.

 

La déclaration relative aux inspections professionnelles est le processus grâce auquel chaque membre et étudiant inscrit présente chaque année sur le site Web de l’Institut des CBV une déclaration positive ou négative qui représente une autodétermination de sa susceptibilité d’être assujetti à une inspection professionnelle. Le processus de déclaration annuel est mis à disposition de tous les membres et étudiants inscrits au début du mois de janvier, et les déclarations doivent être remplies et présentées au plus tard le 1er mars. Vous avez la possibilité de modifier votre réponse dans la déclaration relative aux inspections professionnelles jusqu’à la date limite du 1er mars.

Le fait de ne pas remplir la déclaration relative aux inspections professionnelles ou de ne pas fournir les listes des produits de travail et documents connexes peut entraîner la suspension ou la résiliation du membre ou de l’étudiant inscrit en vertu des règlements administratifs de l’Institut.

Qu’est-ce qu’un « produit de travail »? S’agit-il d’un « rapport »?

Tout produit de travail publié le 1er janvier 2018 ou par la suite et devant respecter les normes d’exercice de l’Institut des CBV est assujetti au programme. Cela peut comprendre des rapports d’évaluation (ou d’autres conclusions écrites portant sur la valeur), des rapports d’évaluation aux fins de l’information financière, des rapports d’expertise, des rapports de conseil, des rapports critiques restreints, des attestations d’équité, des rapports d’évaluation visant une entité de placement, etc. Seuls les produits de travail publiés pendant les quatre années civiles précédentes sont visés par l’inspection (la « période d’inspection »). Les inspections professionnelles effectuées en 2019 auront trait aux produits de travail publiés au cours de l’année 2018, celles qui seront effectuées en 2020 porteront sur les produits de travail publiés en 2018 et en 2019, et ainsi de suite.

Il est important de comprendre qu’un produit de travail ne se limite pas à un rapport, mais peut comprendre un éventail étendu de travaux d’évaluation ou de quantification des dommages. Le programme d’inspection professionnelle vise tous les produits de travail assujettis aux normes d’exercice.

Le produit de travail n’est pas nécessairement limité à un rapport d’évaluation, et il est défini de façon large afin d’inclure :

  • les communications écrites quant à la conclusion de la valeur tirée par un praticien, y compris les annexes contenant des évaluations dans lesquelles une conclusion d’évaluation est exprimée, pour lesquelles un praticien a assumé la responsabilité du fait de les avoir fournies à un utilisateur externe;
  • les communications écrites quant à la conclusion de perte ou de gain financier ou de nature financière d’un praticien;
  • les commentaires quant à la conclusion de la valeur, de la perte ou du gain financier, ou de la nature financière.
    Il convient de noter que les normes d’exercice contiennent des exigences relatives aux communications écrites contenant une conclusion concernant la valeur d’actions, d’actifs ou d’une participation dans une entreprise, une conclusion concernant le montant d’une perte ou d’un gain financier, ou toute conclusion de nature financière dans le contexte d’un litige ou d’un différend, ainsi que les commentaires au sujet d’un rapport contenant une conclusion sur de tels sujets.

Veuillez également consulter le bulletin de pratique professionnelle no 5, qui précise dans quelles situations les communications ne constituent pas des rapports d’évaluation, de conseil ou d’expertise ou des rapports critiques restreints, et dans quelles situations les normes d’établissement de rapports ne sont pas censées s’appliquer. Le bulletin de pratique professionnelle no 5 traite particulièrement des communications qui n’expriment pas une conclusion et des communications réservées uniquement à l’usage interne.

Par exemple, en vertu des normes d’exercice, un rapport d’évaluation qui porte la mention « projet » et est en cours d’élaboration n’est pas considéré comme étant assujetti aux normes d’exercice (norme no 110), pour autant que les quatre conditions décrites dans la norme no 110 soient respectées.

À l’inverse, une conclusion portant sur la valeur qui a été fournie à un client (potentiellement accompagnée de calculs) est assujettie aux normes d’exercice, même lorsque la communication ne suit pas les normes d’établissement de rapports des normes d’exercice, et constitue un produit de travail à inclure, si le praticien est sélectionné aux fins d’une inspection professionnelle.

Seuls les produits de travail publiés le 1er janvier 2018 ou par la suite sont assujettis aux inspections professionnelles. Le programme entre en vigueur en 2019; toutefois, en définitive, un praticien sera assujetti à l’inspection des produits de travail publiés au cours des quatre années civiles précédentes.

Qui est jugé responsable du produit de travail?

La personne jugée responsable du produit de travail est celle qui l’a signé ou examiné et approuvé, ou qui en a autorisé la communication au client tiers. Cela varie d’un cabinet à l’autre en fonction des politiques et des procédures du cabinet, qui détermine si un associé ou un autre praticien de niveau supérieur est autorisé à signer le produit de travail ou à en approuver la publication.

Par souci de clarté, un ou plusieurs praticiens qui signent le produit de travail peuvent faire l’objet d’une inspection à son égard. Lorsque plusieurs praticiens signent un produit de travail, ils sont tous assujettis à une inspection à son égard, et ils devraient tous faire une autodéclaration positive dans leur déclaration relative aux inspections professionnelles en ce qui concerne ledit produit de travail.

Si un produit de travail n’est pas signé, ou s’il est publié sous la signature du cabinet, c’est le praticien qui a assumé la responsabilité du produit de travail qui sera assujetti à l’inspection professionnelle. Cela peut comprendre le praticien qui était responsable de l’examen final et de l’approbation de la conclusion contenue dans le produit de travail ou qui était responsable de la communication de la conclusion au client (que l’on peut également qualifier de praticien ayant « approuvé » le produit de travail). Si la responsabilité du produit de travail est partagée entre plusieurs praticiens, ils sont tous jugés responsables et sont tous assujettis à une inspection éventuelle à l’égard dudit produit de travail. Lorsque plusieurs praticiens sont responsables d’un produit de travail, ils doivent tous faire une autodéclaration positive dans leur déclaration annuelle relative aux inspections professionnelles à l’égard dudit produit de travail.

Quels types de produits de travail ne sont pas assujettis aux inspections professionnelles?

Les éléments suivants ne sont pas assujettis au programme :

  • les communications non écrites, par exemple les conseils verbaux en matière d’évaluation;
  • le travail préparé uniquement en vue d’un usage interne par l’employeur ou le cabinet du praticien (comme les produits de travail utilisés à l’appui des audits ou des décisions de placement);
  • les communications qui constituent des conseils généraux.

Veuillez consulter le bulletin de pratique professionnelle no 5, qui précise dans quelles situations les communications ne constituent pas des rapports d’évaluation, de conseil ou d’expertise ou des rapports critiques restreints, et si une communication particulière est de nature telle que les normes d’établissement de rapports ne sont pas censées s’appliquer.

Qu’en est-il des produits de travail dont l’accès est restreint, comme une ordonnance du tribunal qui interdit la divulgation?

Le praticien, s’il est sélectionné, doit fournir à l’Institut des CBV une liste complète des produits de travail publiés au cours de la période d’inspection, y compris les produits de travail dont l’accès est restreint. Lorsque l’accès au produit de travail et aux dossiers à l’appui est restreint par des dispositions législatives, par des restrictions gouvernementales, administratives ou réglementaires ou par l’ordonnance d’un tribunal compétent, le praticien a la possibilité de désigner en tant que tels ces produits de travail, qui ne feront pas l’objet d’une inspection professionnelle. L’Institut des CBV peut demander des documents supplémentaires à l’appui de la restriction.

Les missions portant sur une répartition du prix d’achat (RPA) sont-elles considérées comme des produits de travail assujettis au programme? Qu’en est-il des évaluations effectuées aux fins du test de dépréciation?

Tout dépend si l’évaluation est réservée à des fins internes ou destinées à des fins externes. Les évaluations préparées par un membre ou un étudiant inscrit à l’intention d’un client tiers, comme la direction d’une entité comptable, en vue de déterminer la juste valeur de l’actif, du passif ou des capitaux propres aux fins de l’information financière (et visées par l’annexe B de la norme no 110), appelées rapports d’évaluation aux fins de l’information financière, sont des produits de travail qui entrent dans la portée du programme. Cela comprend les RPA et les rapports d’évaluation aux fins de l’information financière préparés dans le contexte du test de dépréciation (qui fournit une conclusion portant sur la juste valeur des unités d’exploitation ou des actifs incorporels).

Cependant, un examen ou une vérification de la RPA dans le cadre d’une mission de certification dont l’employeur ou le cabinet est l’auditeur et le seul utilisateur est considéré comme ne relevant pas de la portée du programme.

Quelles sont les exigences du programme?

Le programme comprend les exigences ci-après.

Tous les membres et étudiants inscrits doivent :

  • présenter une déclaration annuelle relative aux inspections professionnelles sur le site Web de l’Institut des CBV le 1er mars au plus tard.

Les membres et les étudiants inscrits sélectionnés aux fins d’une inspection professionnelle doivent :

  • fournir une liste des produits de travail publiés au cours de la période d’inspection (il s’agit généralement des quatre années civiles précédentes, mais cette période sera plus courte pendant les années d’inspection 2019, 2020 et 2021);
  • remettre les produits de travail sélectionnés par l’Institut des CBV à l’inspecteur ou au directeur des inspections professionnelles, accompagnés de tous les dossiers de travail à l’appui;
  • coopérer avec l’inspecteur, le directeur et le Comité de l’inspection professionnelle;
  • prendre des mesures correctives si et quand l’Institut des CBV l’exige (en fonction des décisions du Comité de l’inspection professionnelle).

Comment les praticiens sont-ils sélectionnés aux fins de l’inspection?

Chaque année, l’Institut des CBV sélectionne les praticiens dont les travaux seront inspectés de manière aléatoire. Les praticiens qui ont fait l’objet d’une inspection au cours des quatre années précédentes ne seront pas assujettis à une nouvelle inspection, à moins qu’une nouvelle inspection ne fasse partie des mesures correctives exigées par le Comité de l’inspection professionnelle à la suite d’une inspection professionnelle précédente dont il s’est dégagé des faiblesses.

Que se passe-t-il si je suis sélectionné aux fins d’une inspection professionnelle?

Si vous êtes sélectionné aux fins d’une inspection professionnelle, vous recevez un avis écrit à ce sujet et vous êtes prié de fournir une liste complète de tous les produits de travail que vous avez signé ou dont vous avez assumé la responsabilité au cours de la période d’inspection applicable, au moyen d’un formulaire de l’Institut des CBV. Vous avez également la possibilité d’indiquer si votre cabinet a documenté un processus d’examen de la conformité interne qui aborde essentiellement tous les aspects du programme. Si vous souhaitez mettre à disposition de l’inspecteur le processus d’examen de la conformité interne de votre cabinet, l’étendue des produits de travail à inspecter pourrait être réduite.

Vous disposez de 30 jours civils pour fournir ces renseignements à l’Institut des CBV. Dans le modèle de formulaire, vous devez indiquer la date de publication du produit de travail, la nature ou le type du produit de travail, le but du produit de travail, les normes d’exercice applicables et l’industrie du client ou de l’actif en cause. Vous ne devez pas nécessairement donner le nom du client ou de l’objet du travail. Vous êtes prié de soumettre le formulaire dûment rempli par voie électronique au moyen d’une transmission protégée par mot de passe.

Par la suite, l’Institut des CBV sélectionne un échantillon de produits de travail aux fins de l’inspection et vous les communique par écrit. Vous disposez alors de 30 jours civils pour fournir ou mettre à disposition les produits de travail et tous les dossiers à l’appui.

Vous pouvez remettre ces documents à l’Institut des CBV de trois manières différentes :

  1. en personne – l’inspecteur peut procéder à un examen en personne dans vos bureaux;
  2. par voie électronique au moyen d’une clé sécurisée;
  3. par voie électronique au moyen d’une plateforme d’infonuagique sécurisée connue.

Si je suis sélectionné aux fins d’une inspection professionnelle, combien de dossiers allez-vous examiner?

C’est l’Institut des CBV qui détermine le nombre de dossiers sélectionnés, qui peut varier selon que l’inspecteur décide de se fier au processus d’examen de la conformité interne de votre cabinet ou non; toutefois, en général, quatre produits de travail sont sélectionnés par période d’inspection.

Si je suis sélectionné pour faire l’objet d’une inspection professionnelle, de combien de temps est-ce que je dispose pour fournir les renseignements demandés?

Vous disposez de 30 jours civils pour fournir la liste des produits de travail demandée, et de 30 jours civils supplémentaires pour fournir les produits de travail sélectionnés et les dossiers à l’appui.

Si je suis sélectionné aux fins d’une inspection professionnelle, quel type de documents vais-je devoir fournir?

Si vous êtes sélectionné aux fins d’une inspection, vous êtes prié de fournir une liste complète de tous les produits de travail que vous avez signés ou dont vous avez assumé la responsabilité au cours de la période d’inspection applicable, au moyen du modèle de formulaire, dans les 30 jours civils suivant la demande.

L’Institut des CBV sélectionne ensuite dans cette liste un échantillon de produits de travail aux fins de l’inspection, et vous êtes prié de fournir ou de mettre à disposition les produits de travail proprement dits, ainsi que les dossiers à l’appui. Vous recevez des instructions claires concernant les « dossiers à l’appui » à inclure. Ils comprennent généralement la ou les lettres de mission ou documents similaires, les renseignements sur les membres de l’équipe chargée de la mission et la structure des frais de la mission, les documents concernant l’indépendance et les conflits d’intérêts, la ou les lettres de déclaration et projets de rapport, ainsi que tous les documents de travail à l’appui de la conclusion (comme les calculs, les renseignements sur le client, l’analyse, etc.). Il convient de noter que les « dossiers à l’appui » comprennent les documents au format papier ou électronique, et comprennent des données stockées électroniquement, dont le lien avec le client ou la mission du client existe et peut être établi, comme la correspondance par courriel.

Qu’entend-on, dans la politique sur les inspections professionnelles obligatoires, par « pratique attendue de la part d’un praticien compétent »?

Outre l’intention d’évaluer si les normes d’exercice ont été respectées, le programme vise également à déterminer si les aspects techniques de l’analyse visant à appuyer une conclusion sont cohérents avec la nature de la mission et la pratique attendue de la part d’un praticien compétent. Par exemple, l’inspecteur examine si l’application technique d’une approche d’évaluation est correcte, et ne tente pas de mettre en doute les points relevant du jugement professionnel, comme la sélection du « bon » coût du capital ou de la « meilleure » approche d’évaluation, pour autant qu’une approche raisonnable ait été adoptée à l’égard des circonstances propres à la mission.

Même si ce domaine est, par nature, soumis à l’exercice d’un certain jugement professionnel, le processus qui entoure cette évaluation est solide. Ce processus et cette détermination comprennent une évaluation indépendante de la part d’un inspecteur, une discussion avec le praticien, ainsi qu’un examen par un comité d’EEE praticiens expérimentés (le Comité de l’inspection professionnelle). L’examen du produit de travail et des dossiers de travail à l’appui connexe par l’inspecteur vise, en fin de compte, à donner une image globale du processus entrepris par le praticien pour parvenir à sa conclusion.

Que faire si certains documents contiennent des renseignements confidentiels ou de nature sensible? Dois-je divulguer le nom de mes clients?

Vous n’êtes pas tenu de divulguer le nom du client, et vous pouvez caviarder ces renseignements lorsque vous présentez vos documents à l’Institut des CBV. Vous souhaiterez peut-être caviarder le nom d’autres parties lorsque vous présentez le produit de travail et les dossiers à l’appui; cependant, le caviardage ne doit pas empêcher l’inspecter de suivre la logique du travail effectué et des conclusions tirées, et de les comprendre.

Combien de temps dois-je conserver les dossiers de travail concernant un produit de travail?

Pour les besoins du programme, les praticiens doivent maintenir des dossiers détaillés pour appuyer leurs produits de travail pendant les cinq années civiles qui suivent la date de publication du produit de travail. Cependant, cette durée de conservation peut également dépendre des politiques de votre cabinet ou de votre employeur, ainsi que d’autres facteurs.

Que se passe-t-il si je change de cabinet et que, n’étant plus employé auprès d’un cabinet donné, je n’ai plus accès à un produit de travail que j’ai signé ou dont j’ai assumé la responsabilité?

Il incombe au praticien de veiller à ce que les dossiers de travail nécessaires à l’exécution de l’inspection professionnelle soient accessibles. Cependant, l’Institut des CBV reconnaît que seuls les produits de travail auxquels un praticien a accès peuvent être inspectés; par conséquent, les produits de travail et les dossiers à l’appui auxquels le praticien n’a plus accès en raison d’un changement de cabinet ne feront pas l’objet d’une inspection professionnelle.

Les inspecteurs viendront-ils me trouver en personne dans mon bureau?

Il est possible que les inspections soient effectuées en personne; toutefois, pour exécuter les inspections professionnelles aussi efficacement que possible et en dérangeant le moins possible le praticien, l’inspecteur cherche généralement à les mener sans se rendre au bureau du praticien, au moyen de documents électroniques remis à l’aide d’une clé sécurisée ou d’une plateforme d’infonuagique sécurisée connue.

Comment l’Institut des CBV compose-t-il avec les problèmes de confidentialité et de sécurité des données au cours d’une inspection professionnelle?

Tous les renseignements fournis à l’Institut des CBV au cours d’une inspection professionnelle, y compris les renseignements sur les clients, sont remis de manière sécurisée, stockés en toute sécurité pendant l’inspection professionnelle, et détruits de façon sécurisée immédiatement après la finalisation des résultats de l’inspection professionnelle.

Si l’inspection professionnelle se déroule en personne, les produits de travail et les dossiers connexes ne quittent pas les lieux du praticien, à moins qu’il soit nécessaire d’en conserver des copies temporaires, et leur sécurité continue à relever de la responsabilité du praticien.

Dans le cas des inspections à distance effectuées au moyen de copies électroniques, il existe deux options possibles.

  1. Clé sécurisée : l’Institut des CBV fournit au praticien une clé USB sécurisée qui contient des répertoires préétablis dans lesquels le praticien téléverse électroniquement les produits de travail et les dossiers à l’appui. Cette clé est chiffrée et protégée par mot de passe. Une fois tous les produits de travail et les dossiers connexes téléversés, le praticien envoie la clé à l’Institut des CBV par courrier recommandé. Lorsque l’Institut des CBV reçoit la clé, il devient responsable du stockage sécurisé des renseignements sur un serveur de l’Institut des CBV situé au Canada.
  2. Plateforme d’infonuagique : le praticien reçoit un lien sécurisé vers un compte hébergé dans le nuage par une plateforme d’infonuagique sécurisée connue. Le praticien ouvre le compte et crée un mot de passe. Il est ensuite en mesure de visualiser la structure des répertoires préétablie et de téléverser de manière sécurisée le ou les produits de travail et les dossiers connexes de façon organisée.

Dans tous les cas, l’accès aux renseignements sur les inspections professionnelles est limité aux personnes qui en ont besoin, à savoir le directeur et l’inspecteur. Dans toutes les circonstances, les renseignements fournis sont hébergés sur des serveurs canadiens jusqu’à leur destruction sécurisée, une fois l’issue de l’inspection professionnelle finalisée.

L’Institut des CBV est déterminé à respecter en tout temps la totalité des règles canadiennes relatives à la confidentialité des données (c.-à-d. la LPRPDE et les règlements provinciaux); de ce fait, tous les renseignements restent en tout temps au Canada, y compris les renseignements personnels. Cependant, il est important de noter que les renseignements commerciaux (tels que l’information financière du client) ne sont pas visés par la LPRPDE.

Comment l’Institut des CBV compose-t-il avec la confidentialité et les renseignements confidentiels des clients au cours d’une inspection professionnelle?

Le code de conduite de l’Institut des CBV, qui aborde la confidentialité et l’obligation de ne pas divulguer des renseignements confidentiels, s’applique à tous les bénévoles, cadres, employés et administrateurs, y compris le directeur, les inspecteurs et les membres du Comité de l’inspection professionnelle.

L’article 501.3 du code de déontologie de l’Institut des CBV stipule que les déclarations liées à un contrôle par les pairs obligatoire ne constituent pas une atteinte à la confidentialité des renseignements des clients.

Vais-je devoir informer mes clients ou obtenir leur approbation avant de fournir l’accès aux rapports et aux dossiers à un inspecteur de l’Institut des CBV aux fins d’une inspection professionnelle?

La mise à disposition de renseignements confidentiels du client à un inspecteur n’est pas considérée comme étant une atteinte à la confidentialité en vertu du code de déontologie de l’Institut des CBV. Les produits de travail et les dossiers connexes doivent être fournis à l’Institut des CBV conformément à l’article 22 des règlements administratifs.

Les praticiens qui font l’objet d’une inspection professionnelle devraient informer leurs clients de la possibilité d’inspections professionnelles au début d’une mission, et mentionner que les renseignements peuvent être mis à la disposition d’un représentant de l’Institut des CBV afin de leur permettre de s’acquitter des obligations de leur ordre professionnel. Cette exigence de divulgation devrait être l’une des conditions préalables de la mission.

Que se passe-t-il si mon cabinet a instauré un processus d’examen de la conformité interne?

Si votre cabinet a mis en place un processus d’examen de la conformité interne documenté qui aborde essentiellement tous les aspects du programme, vous avez la possibilité d’en informer l’Institut des CBV une fois sélectionné aux fins d’une inspection professionnelle. Vous avez alors la possibilité de fournir des documents liés à ce processus aux fins d’examen par l’inspecteur. Pour déterminer s’il est possible de se fier à un processus d’examen de la conformité interne, l’inspecteur doit examiner un petit échantillon de produits de travail afin de vérifier si le processus d’examen de la conformité interne est opérationnel. Pour justifier le recours à un tel processus interne, ce dernier doit comprendre des éléments probants concernant la nature de l’examen (comme des listes de vérification) et sa réalisation par un EEE qui ne fait pas partie de l’équipe chargée de la mission.

Lorsque l’inspecteur détermine qu’il est justifié d’y avoir recours, en fonction de l’échantillon limité de produits de travail vérifiés, aucun autre produit de travail n’est sélectionné aux fins de l’inspection.

Si le processus d’examen de la conformité interne du cabinet est jugé efficace pour une période d’inspection donnée, l’Institut des CBV peut se fier à cette conclusion pour réduire l’étendue de l’inspection d’autres praticiens du même cabinet, si ces derniers sont sélectionnés au cours de la même période d’inspection.

Que faut-il pour que l’Institut des CBV se fie au processus d’examen de la conformité interne d’un cabinet?

Pour que l’on détermine qu’il est justifié de se fier au processus d’examen de la conformité interne d’un cabinet, ce dernier doit :

  • être documenté;
  • avoir été opérationnel pendant la période d’inspection;
  • aborder tous les éléments requis (en caractères gras) des normes d’exercice et du code de déontologie;
  • avoir été effectué par un EEE qui ne participait pas à la mission.

Si le praticien le souhaite, l’Institut des CBV peut mettre à l’épreuve tout processus d’examen de la conformité interne, mais ne s’y fie pas forcément. Si l’Institut des CBV détermine qu’il peut se fier à un processus d’examen de la conformité interne (parce que toutes les conditions ci-dessus sont réunies), cela réduit l’étendue des produits de travail du praticien à inspecter, qui passe de quatre dossiers environ à un ou deux dossiers.

Qui assume les frais de ce programme?

Aucuns frais ou coûts distincts ne sont facturés, à moins qu’une inspection professionnelle soit effectuée à la suite de faiblesses relevées qui entraînent la nécessité d’une nouvelle inspection dans un intervalle de temps précis. C’est au Comité de l’inspection professionnelle qu’il revient d’effectuer cette détermination. Les coûts associés à une telle nouvelle inspection, y compris les heures de travail du personnel de l’Institut des CBV, sont passibles de remboursement par le praticien à l’Institut des CBV (coûts directs, plus taux horaire de 250 $ pour les heures de travail du personnel).

Si je suis sélectionné aux fins d’une inspection professionnelle, qui sera mon inspecteur?

Les inspecteurs sont des EEE qui possèdent au moins cinq ans d’expérience pratique postérieure à l’obtention de leur titre de compétence.

Les inspecteurs sont employés par l’Institut des CBV et travaillent sous les ordres et la supervision de l’Institut. Dans tous les cas, les inspecteurs doivent s’acquitter de leurs tâches dans le strict respect de la confidentialité concernant le processus d’inspection professionnelle, y compris les documents et les renseignements auxquels ils pourraient avoir accès, ainsi que concernant les résultats de l’inspection professionnelle.

Qui supervise le programme?

Le conseil d’administration de l’Institut des CBV supervise le programme par l’intermédiaire du Comité de l’inspection professionnelle. Le président du Comité de l’inspection professionnelle fait état de ses activités au conseil d’administration de manière générale, sans mentionner l’identité des personnes inspectées ou toute information considérée comme étant confidentielle.

Vais-je avoir la possibilité de discuter des constatations de l’inspecteur?

Oui. L’inspecteur examine la version préliminaire de son rapport avec le praticien et en discute avec lui. Les commentaires et les explications du praticien au sujet de toute faiblesse relevée, ainsi que les documents particuliers qui s’y rattachent, font partie du rapport d’inspection professionnelle. Si des faiblesses sont relevées, le praticien est prié de formuler des commentaires sur les mesures qu’il propose pour les corriger. Le rapport final de l’inspection professionnelle est remis au Comité de l’inspection professionnelle aux fins de décision à l’égard desdites faiblesses.

Si je suis sélectionné aux fins d’une inspection professionnelle, qui détermine l’issue de mon inspection?

Le Comité de l’inspection professionnelle déterminera l’importance des faiblesses et leur effet. Il est chargé de définir les mesures appropriées à prendre, y compris les mesures de redressement, les sanctions aux fins de règlement ou les renvois devant le Comité de discipline de l’Institut des CBV.

Le comité de l’inspection professionnelle est actuellement composé de cinq EEE chevronnés qui sont en règle depuis plus de 10 ans et dont la pratique inclut la publication de produits de travail qui sont assujettis aux normes d’exercice de l’Institut des CBV.

La décision du Comité de l’inspection professionnelle concernant une inspection est communiquée par écrit de manière sécurisée au praticien par le directeur.

Si mon inspection relève des faiblesses, quels sont les types de mesures possibles?

Le Comité de l’inspection professionnelle dispose d’importants pouvoirs de décision concernant l’issue d’une inspection professionnelle, notamment : ne prendre aucune mesure, accepter la mesure proposée par le praticien, identifier une mesure corrective, demander au praticien de suivre une formation ou de subir une inspection dans un délai raisonnable, ou toute autre mesure déterminée par le Comité de l’inspection professionnelle à sa discrétion.

Quels types de renseignements sont rendus publics au sujet du programme?

Le grand public sait que l’Institut des CBV a établi un programme et mis sur pied un Comité de l’inspection professionnelle chargé de le superviser.

De plus amples renseignements sont fournis aux membres et aux étudiants inscrits dans la section du site Web de l’Institut des CBV qui leur est consacrée, où les constatations générales des inspections professionnelles annuelles sont publiées chaque année sous forme de sommaire. Le sommaire comprend les domaines dans lesquels le respect des normes d’exercice pourrait être amélioré. Une telle publication ne comprend aucun détail relatif à un cabinet, une personne ou un dossier particulier qui permettrait de déterminer l’identité des parties mentionnées. La publication des résultats vise à permettre aux praticiens de s’autoévaluer et d’améliorer la qualité de leur pratique.

À quelle fréquence puis-je être sélectionné aux fins d’une inspection professionnelle?

Les praticiens sont susceptibles d’être assujettis à une inspection professionnelle tous les quatre ans seulement; seuls les produits de travail achevés au cours des quatre ans précédents feront l’objet de l’inspection. La sélection des praticiens se fait au hasard parmi les praticiens qui ont indiqué dans leur déclaration relative aux inspections professionnelles avoir effectué des produits de travail passibles d’une inspection au cours des quatre années précédentes.

Qui peut consulter mon « produit de travail » et les dossiers des clients?

Seuls l’inspecteur de l’Institut des CBV et le directeur de la pratique professionnelle ont accès à vos produits de travail, à vos rapports et à vos dossiers de client et peuvent les inspecter. Le Comité de l’inspection professionnelle reçoit les constatations des inspections professionnelles par l’intermédiaire d’un rapport d’inspection professionnelle seulement, qui ne divulgue pas l’identité du praticien ou du cabinet.

Si une inspection professionnelle donnée relève des faiblesses considérables et substantielles qui nécessitent une enquête disciplinaire plus poussée, le président du Comité de l’inspection professionnelle peut examiner le produit de travail et les dossiers connexes pour les besoins du dépôt d’une plainte officielle auprès du Comité de discipline de l’Institut des CBV. À de telles fins, le produit de travail et les dossiers à l’appui seraient caviardés, et le président du Comité de l’inspection professionnelle aurait qualité de plaignant, conformément aux règlements administratifs. Pour éviter tout conflit d’intérêts entre le président du Comité de l’inspection professionnelle et le praticien, l’Institut des CBV peut demander à ce qu’un autre membre du Comité de l’inspection professionnelle agisse en qualité de plaignant.

Combien de temps une inspection devrait-elle prendre?

La longueur d’une inspection dépend du nombre de produits de travail sélectionnés aux fins de l’examen, de l’exhaustivité des renseignements fournis, du mode de déroulement en personne ou à distance de l’inspection, ainsi que de la nature et de la complexité des produits de travail sélectionnés. Elle dépend également des faiblesses relevées et de leur importance, y compris les délibérations du Comité de l’inspection professionnelle. Même s’il est difficile de préciser une durée exacte, l’exécution d’une inspection professionnelle peut prendre plusieurs mois du début à la fin.

Peut-on être dispensé du programme d’inspection professionnelle?

Oui. Un membre à la retraite qui avait un statut de retraité auprès de l’Institut des CBV pendant une année civile complète faisant partie de la période d’inspection sera exempté de l’inspection professionnelle pendant toute année civile durant laquelle il avait un tel statut. D’autres exemptions peuvent être accordées dans certaines circonstances atténuantes.

Avec qui devrais-je communiquer pour obtenir de l’aide ou recevoir une réponse à mes questions au sujet du programme d’inspection professionnelle?

Les questions concernant le programme d’inspection professionnelle peuvent être adressées à la directrice de la pratique professionnelle, Catalina Miranda, au numéro 416-613-0300, ou au catalina.miranda@cbvinstitute.com.